Tổ chức sự kiện

1. Lễ khai trương – Bước khởi đầu quan trọng của mọi doanh nghiệp

Khai trương không chỉ là dịp đánh dấu sự ra đời của một thương hiệu hay chi nhánh mới, mà còn là cơ hội truyền tải thông điệp tích cực đến khách hàng, đối tác và cộng đồng. Một buổi lễ được chuẩn bị kỹ lưỡng giúp tạo ấn tượng chuyên nghiệp, thu hút truyền thông, đồng thời mang lại “vận may đầu tiên” cho chặng đường kinh doanh sắp tới.

Và để buổi lễ diễn ra suôn sẻ, việc nắm rõ checklist tổ chức khai trương chi tiết là điều không thể bỏ qua.

2. Xác định mục tiêu và quy mô sự kiện

Trước khi bắt tay vào chuẩn bị, bạn cần xác định rõ:

- Mục tiêu của buổi lễ là gì: quảng bá thương hiệu, tri ân đối tác hay thu hút khách hàng mới?

- Quy mô tổ chức: bao nhiêu khách mời, tổ chức trong nhà hay ngoài trời, ngân sách dự kiến bao nhiêu?

Khi đã có định hướng rõ ràng, bạn sẽ dễ dàng lên kế hoạch chi tiết, chọn được địa điểm, phong cách decor, cũng như dịch vụ phù hợp.

3. Lên kế hoạch chi tiết theo từng hạng mục

3.1. Chọn ngày giờ đẹp và địa điểm tổ chức

Yếu tố “thiên thời – địa lợi” rất quan trọng với lễ khai trương.

- Hãy chọn ngày giờ hợp phong thủy (có thể tham khảo chuyên gia hoặc lịch hoàng đạo).

- Địa điểm cần thuận tiện giao thông, có không gian thoáng và dễ trang trí. Nếu tổ chức tại cửa hàng, cần đảm bảo khu vực mặt tiền sạch đẹp, dễ quan sát từ xa.

3.2. Lên concept và phong cách trang trí

Không gian khai trương nên phản ánh bản sắc thương hiệu:

- Màu sắc chủ đạo theo bộ nhận diện.

- Cổng chào, backdrop, sân khấu, hoa tươi và balloon decor đồng bộ.

- Có thể lồng ghép các yếu tố văn hóa – phong thủy như múa lân, khai bút, đốt pháo điện, rải kim tuyến,...

3.3. Chuẩn bị kịch bản chương trình

Một buổi lễ chuyên nghiệp thường có:

           1. Đón khách – check-in – chụp hình

           2. Tiết mục khai mạc (múa lân, đánh trống, múa mở màn,...)

           3. Phát biểu khai trương

           4. Nghi thức cắt băng – khui sâm – chúc mừng

           5. Giao lưu – tiệc nhẹ – chụp ảnh lưu niệm

Nên phân công rõ người dẫn chương trình (MC), nhân sự phụ trách kỹ thuật, điều phối và hậu cần.

4. Chuẩn bị vật dụng – thiết bị – truyền thông

Một checklist đầy đủ không thể thiếu:

- Âm thanh – ánh sáng – sân khấu – màn LED

- Backdrop, standee, bandroll, bàn ghế, hoa tươi, banner chúc mừng

- Kịch bản MC, thiệp mời, quà tặng khách, bảng tên nhân viên

- Đội quay phim, chụp hình, livestream để lưu lại khoảnh khắc và lan tỏa hình ảnh sự kiện.

Ngoài ra, nếu khai trương có chương trình ưu đãi hay minigame, cần chuẩn bị sẵn voucher, phần quà, tờ rơi hoặc QR code check-in để tăng tương tác.

5. Truyền thông và mời khách tham dự

Đừng để buổi lễ chỉ “đẹp” mà không “đông”.

Bạn nên:

- Gửi thư mời hoặc tin nhắn xác nhận trước ít nhất 3–5 ngày.

- Truyền thông trước – trong – sau sự kiện qua các kênh như Facebook, TikTok, Google Maps, PR báo chí,…

- Duy trì tương tác sau sự kiện bằng hình ảnh recap, cảm ơn khách mời, tặng ưu đãi mở bán.

6. Tổng duyệt và điều phối trong ngày khai trương

Trước giờ G ít nhất 1 ngày, hãy tổng duyệt toàn bộ chương trình:

- Kiểm tra lại âm thanh, ánh sáng, đường điện, banner, backdrop, hoa tươi.

- Xác định rõ timeline từng phần, người phụ trách chính.

- Đảm bảo có người “chỉ huy hiện trường” để xử lý tình huống phát sinh (mưa, sự cố kỹ thuật, MC đến trễ,...).

7. Lễ khai trương trọn vẹn – chìa khóa nằm ở đội ngũ tổ chức chuyên nghiệp

Tự tổ chức khai trương có thể tiết kiệm chi phí, nhưng cũng dễ khiến bạn “ngợp” với hàng chục đầu việc nhỏ lẻ. Một đơn vị chuyên nghiệp như 5P Event sẽ giúp bạn:

- Lên kế hoạch – ý tưởng – concept trọn gói

- Chuẩn bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu, backdrop, nhân sự sự kiện

- Điều phối toàn bộ buổi lễ và xử lý phát sinh nhanh chóng

Đó là lý do nhiều thương hiệu tin chọn 5P EVENT– đơn vị đồng hành trong hàng trăm lễ khai trương thành công trên khắp cả nước.