Tổ chức sự kiện

Lễ khai trương là bước khởi đầu quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, không ít sự kiện đã “mất điểm” hoặc không đạt hiệu quả mong muốn chỉ vì những sai lầm tưởng chừng nhỏ nhặt. Dưới đây là 6 sai lầm phổ biến khi tổ chức lễ khai trương và cách khắc phục để bạn đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, ấn tượng.

1. Không có kế hoạch tổ chức chi tiết

- Sai lầm: Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào ngày khai trương mà bỏ qua việc lập timeline và checklist chuẩn.

- Cách tránh: Lập kế hoạch từ 2–4 tuần trước, phân công rõ ràng từng hạng mục (địa điểm, trang trí, âm thanh ánh sáng, MC, kịch bản...).

2. Chọn ngày giờ khai trương không hợp phong thủy

- Sai lầm: Chọn ngày tùy tiện, trùng ngày xấu hoặc giờ xung khắc.

- Cách tránh: Tham khảo lịch vạn niên, chuyên gia phong thủy hoặc các công cụ xem ngày tốt để chọn ngày giờ khai trương phù hợp.

3. Ngân sách không được kiểm soát

- Sai lầm: Chi phí phát sinh quá nhiều, vượt xa dự kiến.

- Cách tránh: Lập bảng dự toán ngân sách chi tiết, có khoản dự phòng 10–15% để xử lý tình huống bất ngờ.

4. Thiếu điểm nhấn trong chương trình

- Sai lầm: Chương trình đơn điệu, không có tiết mục hoặc hoạt động tạo ấn tượng.

- Cách tránh: Thêm các yếu tố thu hút như múa lân sư rồng, bốc thăm trúng thưởng, minigame tương tác, mời KOL tham dự.

5. Truyền thông yếu hoặc không đồng bộ

- Sai lầm: Chỉ thông báo sự kiện qua một kênh hoặc truyền thông quá sát ngày.

- Cách tránh: Kết hợp truyền thông online (Facebook, Zalo, TikTok, báo chí) và offline (băng rôn, tờ rơi, thư mời) ít nhất 1–2 tuần trước sự kiện.

6. Không dự phòng sự cố kỹ thuật

- Sai lầm: Âm thanh rè, micro không hoạt động, màn hình LED lỗi… làm giảm trải nghiệm.

- Cách tránh: Kiểm tra thiết bị 1 ngày trước và 1 giờ trước khi bắt đầu; có đội kỹ thuật túc trực xuyên suốt.

Kết luận

Tránh được những sai lầm trên sẽ giúp lễ khai trương của bạn trở nên trọn vẹn và chuyên nghiệp, đồng thời để lại ấn tượng mạnh mẽ cho khách hàng và đối tác. Hãy nhớ, thành công của một sự kiện không chỉ nằm ở quy mô, mà còn ở sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tinh tế trong từng chi tiết.